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发布时间:倪翔凌
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摘 要:高新技术的不断发展给档案工作带来了众多的机会,档案数字化就是时代发展的产物,当前高校档案的数字化发展理念不足,本文拟从其发展的意义出发,探讨如何在高校进行档案的数字化建设工作,希望能够为高校的档案工作发展提供一些参考意见。

关键词:高校;档案;数字化建设

自从进入二十一世界以来,我国的科学技术就呈现出了飞速发展的景象,在高校的档案信息中也对新的科学技术提出了更多的要求,不断出现的数字化技术给高校的档案管理带来了全新的工具和途径。过去的高校档案管理已经逐渐在现在转变为数字化的管理方式,这是历史发展和技术进步的必然要求。同时,随着高校在数字化建设实践的不断深入,档案信息的数字化建设也同样成为了校园数字化建设的重要组成部分,因此从高校的角度来说怎样更好地利用先进的数字化信息技术参与档案管理,使之更高效地为其服务,促进档案信息管理对高校整体工作的推进作用,是目前高校的数字化改革过程中需要注意的问题。

1 高校档案数字化建设的意义

我国传统的高校档案管理都是利用人工作业的方法,在资料查找的过程中会消耗大量的人力物力,甚至会因为人为原因会带来资料的破损,在在档案进行数字化建设之后,是档案上的内容会被进行扫描和整理,再将数字化的资料进行归类,通过计算机设备录入到学校的数据库中,通过数据库的方式来对档案资料进行管理,这样就能够在短时间内迅速实现查找和搜索,另外这样还节省了空间,方便了维护,还能实现安全存储和资料共享。

1.1 提高档案服务质量

过去的档案多为纸质文件,进行档案管理的方式也多为直接物理劳动,这样的过程非常消耗人力,因此多数资料为了进行保护利用率都不高,这给的俺干的开发利用带来了影响,但是进入到数字化阶段以来,计算机对档案的管理使得该项工作更加有效率,能够保证所有的过程都准确无误,减少了人力和财力的投入,还可以提高整个管理的效率,可以说数字化建设推动了档案管理从人工到数字化的巨大转变。从高校的角度来说,档案管理进行数字化处理之后,学校的每个部门都能够迅速及时地获得最新的需求信息,根据每个部门的需要对信息进行汇总和组织,然后传送到相应的部门,这样就可以最大程度地提高高校的档案服务管理水平,更好地服务于高校其它部门。

1.2 提高档案利用率

近年来,我国的高校规模越来越庞大,每个高校都在面临着更大的档案管理压力,尤其是对学生学籍档案的管理压力,数量非常众多且工作量非常大。因此高校必须要能够采取有效的方法来解决这样的压力,科学处理好创新和发展的关系,提高档案的利用效率,不断推动档案管理的进步。然而我国多数高校的档案管理水平仍然不高,这对我国档案管理事业带来了重大的阻碍,所以说建立好数字化平台对于高校的改革发展具有重要意义。

2 高校档案数字化建设的途径

从高校的角度来说,尽快进行数字化建设以帮助提升档案管理的质量与水平是迫在眉睫的关键性工作,但是也要采取适当的方式,在建设的过程中注意方式方法,这样才能够让数字化技术真正在档案信息工作中发挥应有的作用。

2.1 提高资本投入

当前我国许多高校并没有充分意识到数字化建设的意义,因此在资金上的投入明显不足,这样就极大地限制了档案信息的对外共享,。在档案工作中的资金投入多数都应当用在软硬件上,这样在电子产品不断更新换代的时代中,必须要能够及时进行数字化建设,紧跟时代的步伐,不至于在科学技术飞速发展的今天在管理方式上既然处于落后的状态,这样不仅符合档案工作的发展需要,也符合当今时代发展的方向。

2.2 保证数字化安全性

档案资料一般都具有高度的机密性和重要性,因此需要对档案资料进行安全性的保障工作,具体可以针对其进行安全化的软硬件设置,,同时高校也可以对档案管理人员进行信息安全方面的教育培训,防止其在工作中出现失误性操作或者人为地进行违规的操作,在工作中还能够及时对系统进行检查和维护,并及时清除安全隐患,当前全世界许多行业都已经迈入数字化的时代,档案工作也必须一样,不断学习现代化的管理方式,坚持学习和不断创新,只有这样才能够一直保证高校档案管理的先进性和安全性。

2.3 建设高效管理团队

在高校内部建设一个高效的管理团队,必须要能够使学校的管理人员意识到数字化建设的意义所在,将数字化建设纳入到学校改革发展的重要工作中去,同时高校的工作考评也应当将档案工作纳入到其中,并配备一套与之相适合的管理制度,另外还需要联系学校实际,对工作人员进行合理分配,使档案管理更加全面有效。还有,在工作人员的分配上,学校也应当建立一套人员的流动与动态分配机制,这样可以随时开展灵活的变动,保证所有岗位都能够快速融入新的工作人员,在熟练技能的引导下更加高效地进行档案管理。

2.4 合理规划数字化建设

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