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发布时间:王晓琼
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摘 要:档案事业的主要任务是进行档案管理,档案管理在公司的发展过程中是不可缺少的一部分,起着举足轻重的作用。现在,经济飞速发展,信息化慢慢开始蔓延,档案工作人员面临了一个非常重要的问题,就是如何让档案管理更好的适应信息化的发展要求。为此,一定要变革档案管理的思想看法,使档案管理越来越具有科学性。本文首先简单的阐述了档案管理中存在的一些问题,然后针对这些问题,研究如何变革档案管理的看法以及怎样使档案管理更加具有科学性。

关键词:档案管理;更新理念;科学化

伴随社会的进步,科学技术的飞速发展,档案管理的观点也在持续的变化,面对这样的信息化时代,档案管理一定要使用科学的方法适应时代的发展,紧跟时代的脚步,为时代提供更好的服务。因此,要想变革档案管理的观念,使档案管理更加具有科学性,第一应该对档案管理有一个真正的理解,第二要了解档案管理在信息化时代的重要性,第三要明白档案管理现在的终极目标是什么。现代化的档案管理既应该包含新设备、新技术的使用,,也应该牵涉档案管理人员的思想及管理的措施等。

1 现在档案管理的过程中出现的主要问题

(1)负责管理的职工业务水平达不到要求。大多数的档案管理职员没有参加过正规的职业训练,有的人还仅仅是兼职做档案管理,完全忽略了档案资料的重要性,不清楚且不知道档案管理的要求、指标以及一些有关的业务,没有很强的保护信息资料的观点,这使得档案管理迟迟不能前进。并且现在社会上也特别的欠缺能够真正的了解、研究并且可以设计档案信息的高科技管理优秀人员。

(2)忽视了档案的合理性。大部分领导觉得,档案管理不是本部门的重要工作,没有什么作用,只要保证搞好基本的档案工作,不会出现档案找不到,泄露的问题就可以了。这完全是对档案重要性不理解的表现,这些人不能认识到档案的重要性,不明白档案的作用,不能满足现在档案管理的要求,阻碍了档案管理的进步。

(3)管理水平很低,管理人员能力有限。因为档案管理职员的专业水平都很低,并且还有很多人事兼职做档案管理,导致很多的档案资料不能保证档案完全准确、补充的也不及时,严重阻碍了管理能力的提升。

(4)没有充分的宣传档案的重要性。第一,档案管理职员没有充分的宣传档案管理的重要性,致使自身以及其他的职员不能及时的添加、完善和变更档案中不足的部分;第二,人事档案的管理大部分是一种兼管的状态,大部分的员工都不是专业的档案管理人员。由于专业及时间的限制,致使档案管理职员不能准确、快速的掌握档案管理中的新技术及新技能。

2 变更档案管理观念,使档案管理更具有科学性

2.1 完善档案管理的制度

创建档案管理的工作制度一定要谨记下面这几点:首先,制度、规定一定要具有合理性及科学性,设立的制度及规定一定要适应部门的发展要求及档案管理的真实状况,还要合乎部门的特征;其次,规定及制度一定要简单明了,为了更好地彰显制度的指导及规范意义,还应该满足一定的可操作性。

完善档案的管理制度,不只是要深入的健全这些制度,更重要的是要确保其真正得到执行,特别是关于档案管理科学化的应用,应该使用信息化的方法,变更档案管理理念,增加人事档案整理的科学性及完整性,为以后的考察提供正确、靠得住的资料。档案管理还能够保证社会的稳定,是人们生活、学习过程中不能或缺的一部分。因此,管理人员必须要保证档案的正确性,严肃、认真地整理档案。

2.2 档案中要同时包括纸质文件和电子文件

由于网络的普遍使用,使得出现了很多的电子文件,而且可以从网上找到这些资料,但是,虽然这样,纸质的文件仍然不能没有,在一些特殊的法律用途上纸质文件还是很重要的,是电子文件无法做到的。纸质的文件绝对不能少,并且有重要的作用,因此,归档的时候,不仅要有纸质的文件,还要有电子文件。

2.3 加强宣传,提高相关人员的积极性和责任感

积极地做好宣传,仔细的检查采集来的有关的资料,将里面最真实、最有用而且最靠得住的资料纳入到人事档案中,一定要保证质量。开展档案鉴别的时候,相关的职员必须认真、仔细、负责,确保档案资料的正确性及完整性,真正的了解档案管理的重要性及有用性,逐渐的提升自己的工作能力,改变自己的方法,尽力使自己可以判断正确与否,一定要把不正确的档案信息判断出来,保证人事档案的正确性、可靠性以及完备性。

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