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发布时间:李华伟 陈冰
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摘 要:在档案工作中,档案信息资源开发及利用极为关键。为达到检察机关工作效率与工作质量全面提升,检察档案工作的合理开发与充分利用能够为维护检察机关历史真实面貌提供可靠依据,是国家档案事业可持续发展道路上的重要基础。开发及利用地方检察档案信息资源能够充分发挥检察档案信息资源的价值,能够为检察机关单位各项业务的开展作为巨大贡献。为此,笔者依据自身多年工作经验,对地方检察档案信息资源开发及利用的相关知识进行了探讨。

关键词:地方检察机关;信息资源开发;合理利用

1 地方检察档案信息资源开发利用现状调研情况

2011年8到9月之间笔者通过问卷调查及深度访谈的形式对某市10个县级检察院档案信息资源开发与利用情况进行了分析。本次问卷题目为26道,以档案工作者的现有知识情况出发,对当前开发与利用检察档案信息资源的方法、获得的成效等方面为主进行研究。以该市县级检察院档案工作者对此次调查问卷进行填写,问卷发出总数为10份,全部回收,即10份回收,100%回收率,100%问卷有效率。具体建设情况如表1所示。

通过表1得出,在信息化建设环节,A市检察档案电子化具有较高水平,已经基本完成文书档案扫描工作,正在紧密开展诉讼档案电子化扫描工作。同时该检察院档案管理数据库已经建立,局域网也在逐步完善,基本达到共享信息资源的目的。其他县级检察院,则档案信息化建设步伐较慢,并没有全部开展诉讼档案电子化扫描工作,但都已建立档案管理数据库。

在检察机关档案利用方面,主要人员为公职人员,其需求主要来源于工作需要,档案利用对象主要集中于文书、诉讼、会计等方面。随后信息化技术水平的不断提升,检察机关逐步建立健全了档案利用制度,明确规定了其利用权限。如A市人民检察院,通过档案数据库的建立,可选取计算机进行电子版本的快速阅读,同时也有利于档案利用及查询,大大提升了利用效率。但在全面提升地方检察档案信息资源利用的同时,因全面性、系统性在档案信息内的缺失,导致收集各类档案的重点存在极大差异,一般都会将业务、日常管理有关信息作为档案信息收集的主体,特别是诉讼及文书档案,在向档案室归纳此类档案时,整理时则又没有统一标准,只能按照案件、时间进行整理,但该整理方式较为落后,系统性极差,只是在各个案卷内可能存在主题相同的档案内容。除此之外,档案使用过程中由于多种因素的影响,如保密等,将严重制约查阅利用的效率,降低利用率,无法最大限度满足利用者的要求。现阶段传统的“重藏轻用”观念及档案服务内容不足等问题的存在,对充分发挥检察档案利用效果起到了严重阻碍,这都将引起广大检察人员的关注。

2 地方检察档案信息资源开发及利用的对策分析

1、提高认识检查档案的程度

在档案认识方面,当前检察系统的认识程度已经得到了显著提升,领导对档案工作愈加重视,检察单位与档案局密切配合,积极开展综合评定、定期复查各级检察机关档案室等相关工作,要求实现机关档案工作规范化管理,积极改善地方检察院档案工作环境,正确定位检察档案,重视档案开发、利用工作,保证向各项检察工作提供更好的档案服务。

2、地方检察档案信息资源体系的完善

检察档案信息资源是否丰富对开发、利用档案信息资源极为关键。作为档案信息资源开发与利用的基础前提,应对检察档案信息资源体系加以完善,实现规范管理检察档案,这也是做好档案开发利用工作的重点。

(1)做好检察档案收集工作,狠抓立卷归档环节。作为档案工作的主要内容,收集工作能够统一集中管理检察工作中产生的所有文件材料,以便于档案利用。收集重点往往聚焦于文书、诉讼档案,其特点为较强基础性、业务性。同时还应重视音像档案、会计档案等收集。立卷归档工作中,在检察档案立卷归档制度建立与健全的基础上,应向相关部门定期、不定期移交文书材料、诉讼案卷等,要求具有齐全完整的归档文件材料,以此满足归档标准及需求。

(2)检察机关档案室室藏结构的完善。在检察档案开发利用结构科学构建中档案室藏结构应具有合理性。在室藏结构中占据优势地位的为文书档案、诉讼档案,其他档案类型则处于劣势地位。为缓解该现象,地方检察档案工作者应在合理归档文书、诉讼档案的前提下,对收集、保管其他类型档案加以重视,如会计档案、基建档案等,以此达到档案室室藏丰富及结构优化的目的。

3、实现检察档案信息共享

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