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发布时间:李玲
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摘 要:本研究综合分析了档案信息化管理研究的意义、发展趋势以及目前国内外在海洋监测档案信息化管理方面的研究现状,深入探讨了目前我国海洋监测档案管理存在的问题,其中,管理模式老化、软硬件配套措施不足、信息数据库建设滞后、档案信息安全建设不足等是我们海洋监测档案管理上亟待解决的问题。针对上述问题,本研究为我国海洋监测档案信息化建设提供了意见和建议,希望能为我们的海洋监测档案更上新的台阶提供理论支持。

关键词:海洋监测档案;信息化;研究

1 引言

我们在应用现代化的信息技术,比如利用网络技术、图文技术等对档案信息资源进行安排、管理与配置后,最终实现了资源共享的过程称为档案管理的信息化。它能将原本的纸质档案转化成电子数据予以保存,不但能够更好地保存资料,而且也能够实现信息资料的自动化查取。

海洋监测档案是指在海洋调查、观测、监测活动中直接形成的,具有保存价值的各种载体形式的历史记录。目前在本中心站保存了海洋调查、监测、观测、预报过程中取得的各类记录报表及数据资料。

传统海洋监测档案的管理主要还是针对纸质档案保管,模式老化、查找不便且易损坏。目前我国的海洋监测档案管理存在很多问题,尤其在基层海洋环境监测单位,管理模式落后、软硬件配套措施不足、信息数据库建设滞后、档案信息安全建设不完善等都是亟待解决的问题。而档案实行了信息化管理后,完全可以解决上述问题,实现便捷、高效、规范的管理模式,给我们的工作带来便利。所以,海洋监测档案的信息化管理是今后档案管理的大趋。本研究阐明了档案信息化管理的重要性以及国内外研究现状,结合本单位的实际情况对海洋环境监测档案信息化管理情况进行了深入分析,指出目前海洋监测档案管理信息化过程中存在的问题,并对我们今后海洋监测档案信息化管理提出建设性意见和建议,推动我们基层单位的海洋监测档案管理工作更上一个新的台阶。

2 档案信息化管理的方式及发展

关于信息化的表述我国学术界和政府内部做过较长时间的研讨,就是以计算机技术为核心来生产、获取、处理、存储和利用信息。信息化就是计算机化、通信化、知识化。信息化就是要在人类社会的经济、文化和社会生活的各个领域中广泛而普遍地采用信息技术。

档案信息化就是人类充分利用现代信息技术和现代管理理念,充分开发和利用现有的社会信息资源,实现档案信息交流和资源共享,以提高社会经济增长的质量,推动人类社会发展和社会转型的历史进程。档案信息化管理就是把档案管理理念和现代信息技术融合起来,以提高档案管理的效率和质量。

传统的档案信息都是通过纸质的方式进行存储,我们通常都会对纸质档案进行整理、分类、装订、组卷,这种工作方式无论在人力还是物力上都很麻烦,并且工作效率低下。随着信息技术的发展,人们环保和节约意识的增强,无纸化办公已经盛行,档案的信息化管理也逐渐受到青睐。其具有以下几大优势,1)有利于提高档案信息的利用率;2)有利于提高档案存档的工作效率;3)有利于将档案材料进行远程传输。所以发展迅速,并且推广到各行各业,在我国人事档案的管理、粮油运输业档案的管理、图书馆档案的管理等都开始逐步走上了信息化道路。最近几年,随着海洋监测档案管理要求的提高,信息化管理也逐渐应用到了海洋环境监测档案管理领域。从管理需求上看,档案的信息化管理在海洋监测领域势在必行,我们必须从根本上重视起来,努力实现我们基层监测单位的海洋监测档案信息化管理。

3 海洋监测档案管理存在的问题

海洋监测档案的信息化管理成效已经初步显现,但由于其在国内起步较晚,目前还存在以下问题:

3.1 管理模式老化

目前在基层单位中海洋监测档案管理主要存在以下几个方面的问题:一是档案操作都是由人工完成,效率比较低;二是海洋环境监测档案现行管理要求较为繁琐,借阅、查阅等比较麻烦;三是对海洋环境监测档案更新起来比较慢。

3.2 软硬件配置不到位

在基层单位的海洋监测档案管理中,一方面大都还是使用一些比较落后的硬件设备,跟不上现代化的要求;另一方面,配套的软件也跟不上档案管理的要求,软硬件配置急需升级改进。比如:目前档案管理使用的计算机与普通工作使用计算机无异,在储存空间和工作稳定性上并不能完全符合档案信息化管理的要求,在配套软件方面也没有一套完善、适合基层单位使用的档案信息化管理软件使用,只是单纯使用OFFICE办公软件。

3.3 信息数据库建设滞后

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