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发布时间:李艳霞
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摘 要:高速公路档案管理信息化研究,是信息化环境下的革新传统档案管理模式,探讨档案管理新业务的必然要求。针对当前高速公路档案管理存在的问题,笔者通过分析当前高速公路档案管理信息化的现状和必要性,对高速公路档案信息化管理进行了深入的思考,提出了五点对策,以期充分挖掘高速公路档案潜力,使档案变为“活资源”,便于管理和充分利用。

关键词:档案;高速公路;管理;信息化

1 高速公路档案管理信息化的现状

档案信息化是通过运用现代信息技术实现档案信息资源的规范管理和有效共享、开发与利用,在档案管理活动中全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行处置、管理,为社会提供服务,加速实现档案管理现代化的进程。

高速公路项目档案信息化,就是按照信息化管理标准规范,利用数据库技术、通信技术、高速扫描技术,建构建档案信息资源数据库,通过档案管理应用系统,借助网络提供项目档案信息资源服务利用。

当前,高速公路档案信息化管理存在的问题不容小觑,主要有以下几方面:

1.1 硬件设施配置不到位、不合理

配置基础设施就像是修建高速公路一样,传统的实体档案管理模式使得一些单位决策者认为档案管理就是将各阶段的纸质文件材料收集起来集中保管,采用计算机实现简单的检索,根本不予考虑档案管理系统所需要的服务器、扫描仪等信息处理设备。另一部分单位认为实施档案信息化管理的预期效益低,巨大的投资在短期内无法获得回报,使得信息化管理迟迟无法提上日程,建设和完善档案信息网络更是遥遥无期,导致硬件设施配置不到位、不合理。

1.2 高速公路档案信息资源建设薄弱

高速公路档案信息资源建设存在“形式化”、“表层化”现象,存在许多简单将目录录入、数字化加工扫描当成是档案信息资源建设,注重传统纸质载体形态向数字档案形态的形式转变,而忽视了数字档案资源利用环境的构建。这种重建轻运或光建不用的做法,使数字化档案资源成为一种摆设,利用率极低,甚至很少利用,建设效果无法充分体现。另外多数部门往往注重打印纸质表格,完善签字盖章手续,却忽视了收集电子版文件,导致大量原始数据的电子文件白白流失;各系统使用的相关管理软件不尽统一,导致形成的电子版文件材料千差万别,这也不利用档案数据格式的统一,为日后高速公路档案信息资源的建设埋下隐患。

1.3 高速公路档案信息化专业人才匮乏

高速公路档案实行信息化管理,人的因素起到关键作用。大多数档案管理人员对传统档案的管理理论、原则、方法和技术已熟门熟路,而对信息化管理的管理理念和手段只有浅薄的认识,这已是一个普遍存在的问题。目前各建设项目的档案管理人员往往都能熟练操作计算机,但是对对档案信息化缺乏必要的认识,认为档案信息化离自己还比较远,认为档案信息化只是技术部门的事情等。另外,更不懂电子文件形成、信息的存储、传输、检索、利用等知识。

1.4 档案数据安全存在风险

在信息化建设中,其安全风险主要是两个方面,一个是档案管理系统的安全问题,二是网络安全问题。数据安全的保障主要依靠技术上的不断升级,设置复杂的密码和防火墙,而这样并不能长远、全面地保障数据安全。网络的不安全性已成为制约信息化网络化发展的最大障碍。

2 高速公路档案管理迫切需要信息化来支撑

随着改革开放的进一步深入,我国高速公路建设事业步入了一个历史上空前发展的时期,一方面高速公路作为先进生产力的代表,其设计、施工、监理、运营管理等代表着一个国家、一个地区、一个部门技术水平、管理理念、管理手段的优劣,仅其技术和信息档案也是一般公路难以比拟的。每条高速公路按发展过程,其档案量十分浩大,往往一条高速公路,仅设计图纸一项就需用小货车搬运,其形成的档案资料是否可以堆成一座小山。另一方面,笔者所在的河南省所处承东启西,贯穿南北的区位优势,以及河南省与交通部联合打造郑州物流枢纽中心和高速公路客运中心,这些发展举措客观上使各方投资主体、过往司乘人员对河南高速公路建设及运营管理情况有更多的信息需求。如何更快捷、更全面地满足社会各界对高速公路各种信息的需求,尽早实现包括档案管理在内的河南高速公路管理科学化、规范化、信息化、智能化,是摆在我们面前必须正视并迅速采取行动的一个课题。因此,档案信息化是高速公路档案管理的客观要求和必然选择。

3 完善和加强高速公路项目档案管理信息化管理的对策思考

3.1 基础设施投入要注重效益、以“软”定“硬”

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