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发布时间:薛琲娜
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摘 要:礼仪是秘书人员的一种基本修养与技术能力,在秘书日常工作中具有十分重要的作用,它具有一定的特殊性,在关系协调、决策辅助、自身发展过程中均具有正面意义。因此,秘书要将礼仪修养的提升作为自身素养发展的必要条件。本文针对礼仪要素在秘书工作中的关系与意义作了详细的分析与研究。

关键词:秘书工作;礼仪;意义

中国自古以来便是“礼仪之邦”,礼仪贯穿人们社会生活的始终,在社会关系的处理中几乎无处不在。秘书工作是一个辅助性与外向型并存的岗位,在各类公务行为中,秘书必须大量地接触各色人等,处理各类社会关系,这些行为均具有一定的礼仪性质。因此,作为一名合格的秘书,必须能够完成各类管理与决策工作,,也要代替领导处理各类接待活动。可以说,礼仪内容与秘书工作形成了一种较为特殊的关系。

1 礼仪内容对于秘书工作的意义

1.1 本身的职能作用

自秘书工作诞生与奴隶社会,在祭祀婚丧大礼中礼仪工作均由具体的对象完成,由于该项工作具有辅助性与潜隐性的特点,由此便形成了秘书工作的雏形。可以说自秘书工作诞生之时起,礼仪工作便贯穿其始终。由于秘书需要辅助决策与事务处理,因此秘书必须加强与各类社会关系的交际能力。用秘书之初,也是出于礼仪方面的考量,秘书的良好仪表、姿态、谈吐等要素可以在社交活动中给对方留下良好与深刻的印象,有助于重要工作的顺利开展。

现代社会中,责任能力强、技术水准好、办事效率高是秘书优秀素质的真实体现。领导在选秘书的礼仪具有柔性与弹性的特点,这与领导对于工作目标的刚性与强硬要求形成了互补,可以从侧面缓冲决策的重大压力与紧迫程度。在任何文明社会形态中,礼仪均是社会群体共同的需求,所以礼仪对于秘书工作具有特殊的意义。

1.2 公关的辅助方式

公共关系的任务在于:采取一定的传播或宣传手段使得社会组织与公众得以相互适应与了解。秘书工作同时发挥着信息的汇聚与宣扬的作用。因此,促进双方彼此间的交流与互信,树立个人的良好形象与声誉,成为了秘书公关工作的重中之重。

礼仪是人际交往的重要内容,它可以拉近感情、融洽关系,促进公共关系的和谐。所以,公共关系的处理离不开礼仪,秘书在公关工作中需要礼仪的借助。在公关活动中,如果在礼仪方面有所疏漏,可能会导致前期精良的策划在实施过程中直接落空。从某种意义上说,公关是适用礼仪的最佳领域,公关事务的操作与办理水平与礼仪的把握、领悟与运用息息相关。

另外,公共关系也是传播社会组织信息并得到相关反馈,继而影响最终决策的一类实务活动。秘书在进行公关工作中,需要借助媒介的帮助进行信息的传播与沟通。传播沟通的方式较多,但最为基本的还是人际关系的传播。人际关系的传播是经过人物的语言、神态、仪表等直觉方式或电话、书信等书面方式进行的,而这些形式内容都离不开礼仪的表现。在公关活动中,发挥好礼仪方面的优势,可以充分体现出一个团体或组织的实事求是、坦诚相待的态度,这对公关工作具有相当重要的意义。

2 礼仪和秘书工作的关系

2.1 与人际关系处理的关系

秘书在自身工作过程中,与领导形成了较为紧密的固定关系,二者间也具有较强的工作创造力。礼仪的规范性可以帮助秘书把握自身的地位与行为,避免轻浮与僭越的现象发生,以标准的渠道进行彼此间的信息交流。在联系沟通中,礼仪可以帮助较为陌生的双方消除彼此间的隔阂,增进双方的互信,有效提升二者的工作能力。另外,礼仪工作也是同外部交往的一个窗口,在双方的交流中,坚持有礼、有节、有利、的原则,透过礼仪内容的周密性,可以摸清对方的经营品质,从而帮助决策层的考量。

2.2 与辅助领导工作的关系

领导作为工作中的决策者,具有一定的权威。在事务处理过程中,领导的身份需要有对应的礼仪相称。秘书的工作性质决定了其应当紧贴领导,直接为领导提供工作服务,并在具体任务中安排必要的礼仪工作。优秀、恰当地礼仪安排,便是对领导工作的最有效的辅助,也是秘书工作素质的标杆。礼仪内容的具体安排往往具有琐碎性、周密性的特点,这需要秘书全力的工作投入。与公关礼仪工作相对应的便是秘书工作的潜隐性,领导在具体工作中需要秘书的前期周密准备,秘书在完成相关工作后需要及时退场,为领导工作腾出一定的空间。这些内容也是礼仪与秘书工作紧密联系的鲜明体现。

2.3 与自身素质提升的关系

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