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发布时间:朱志勇
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摘 要:随着档案事业的发展,必然要求科技档案实行信息化管理,不可回避的是,当前在档案信息化建设过程中存在一些问题,这需要进一步开发科技档案的信息资源,加快制订档案信息化管理的规范,优化服务,确保档案信息安全,培养一批业务素质精良的档案信息人才,加快档案信息化建设。

关键词:科技档案;信息化;管理

从陈旧的管理方式向信息化管理的过渡,是档案管理发展到一定阶段的必然要求。怎样实现档案信息化,档案信息化将会发展到什么阶段,这些问题都是档案管理人员需要面对的。在档案信息化建设中,要做好培养人才、配置好硬件、建设好管理系统、对管理制度进行配套等工作。

最近几年,在企业中,信息技术被普遍应用,很多企业选择以电子形式来存储、处理、记录文件和信息。随着信息化的快速发展,企业普遍采用现代化的管理模式,这使得陈旧的档案管理模式显然不能适应企业的发展需求,因此,,档案管理必然会向信息化过渡,档案人员首先面对的问题是“怎样实现档案信息化”、“档案信息化将会发展到怎样的阶段”。

1 科技档案信息化建设的目标

建设信息化的科技档案是一个系统工程,环节复杂,需要花费很长的时间,消耗不少的物力和人力,假如忽视自身情况,全盘照搬,往往就会把路走弯。因此,要从企业自身实际出发,权衡各方面的需求和影响,合理设定建设目标,才能少走或不走冤枉路,提高效率,获得预期的效果。

第一,要对企业内部科技人员需求科技信息的广度和深度进行充分考量。科技档案的服务对象就是企业内部的科技人员,首先考虑的就是科技人员需要什么科技档案信息。在瞬息万变的信息时代,在信息的广度和深度方面,科技人员的需求发生了许多变化。也许,有的档案管理人员说,科技人员常来查阅、借阅书籍或资料,我们清楚他们的需求,不需要对此做深入调研。可是,我们应该看到,科技人员所借阅、查阅的资料只能反映出他们当前需求,被忽视的是他们更深层次的长期需要,假如在调研过程中挖掘出这些潜在的需求,并展开相应地管理软件的开发和选择,这样将更有利于让科技人员享受到档案信息化的建设成果、能够更深入地利用并开发档案信息资源、让科技档案更好地为科研生产服务,实现科技档案的现实价值。

第二,需要在档案管理部门的管理功能中尊重工作人员的需求。科技档案管理中,检索功能和数据管理极其常用,在对档案文件进行电子信息的录入时,一定要遵从档案管理人员的想法建立文件库、组成案卷,而且要能够方便地修改或添加条目信息;在检索需要的数据时能够准确快速的找到,且按照规定制作表格,进行打印等。在科技档案的管理功能中,要把科技档案的质量管理、保密管理以及自身管理结合起来,在整个的科技档案管理过程中,保密管理和质量管理是必须要贯穿始终。

2 科技档案信息化建设的实现途径

2.1 选取恰当的软件进行档案管理

在工矿企业和科研院所中,会广泛地运用科技档案的管理,因为企业规模不一,性质不同,相应地需求也存在差异,所以科技档案部门的业务功能以及规模大小也会不一样。在某些单位中,档案管理部门的业务相当繁多复杂,有二三十个人在忙;而在某些单位中,科技档案的管理业务较少,只需要五个或十个人甚至更少就够用,在科技档案信息化建设上,各工作单位应该根据自己的实际情况选择恰当地管理软件。在科技档案管理软件的选择上,可以是自主开发;可以购买在市场上应用较好的商用软件,也可以根据自身需求,寻找有经验的科技档案开发公司进行软件开发。

2.2 增强并革新服务理念,增加档案信息的服务项目

随着社会的发展,出现了电子档案,信息化步伐进一步加快,服务环境、服务领域、、服务时间、服务模式等也发生了一些新的变化,特别是电子文件的渐趋普及,它为科技档案馆提供了全新的资源,相应地,档案管理由单纯地实体管理向信息管理过渡,这就要求档案管理人员在全面掌握现代技术的前提下,更好地服务于科技人员。管理科技档案的工作者可以充分利用软件功能特点,开展一些档案信息专题项目的管理,并且可以进行科技档案的研制和编排,将更全面更深入地信息资源提供给科技人员,积极向科技人员提供信息资源服务;同时,也可以按照科技人员的个性化需求,通过管理系统把具有鲜明个体性的服务提供给利用者,使科技档案的服务领域不断增加,满足不同科技人员对科技档案的需求。

2.3 革新管理体制

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