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发布时间:杨亚静
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摘 要:机关档案工作不仅是机关行政管理中的重要内容,也是地区各项事业健康稳定发展的重要依据,能够真实记录国家机关的各项工作。而档案管理作为机关管理的重要环节,其可以体现各机关单位的发展历程,直接关系到机关效益的提升以及档案管理工作的质量,因此加强机关档案的规范管理以及档案信息的高效利用显得尤为重要。本文就对机关档案的规范管理及档案信息的有效利用问题进行分析和探讨。

关键词:机关档案;规范管理;档案信息;有效利用

对于机关档案管理而言,其主要是利用现代化的科技手段和高新技术来管理机关档案资源,加强机关档案管理工作可以促进机关内部各项工作的顺利实施。当前机关档案管理工作还存在诸多问题,如管理手段和管理理念落后、管理意识不强等,如果没有及时解决这些问题,将会影响档案管理工作的有序进行,无法为机关提供优质服务[1]。这就要求机关单位积极强化档案管理意识,创新管理手段与方法,以此实现档案管理工作的改革,提高档案信息利用的有效性以及档案管理的水平。

1 机关档案规范管理及档案信息有效利用的重要意义

机关档案工作是一项艰巨而长期的服务工作,档案价值与作用的体现需要以档案信息的有效利用为依据。首先,档案信息的有效利用能够检验档案管理工作。机关档案管理工作相对繁杂,需要投入一定的物力、人力和财力,但是档案管理的主要目的不仅是保障其保存的安全性,还需要为社会发展与经济建设而服务。只有将档案服务的职能加以充分发挥,加强档案信息利用的有效性,才能使档案焕发活力与生机。其次,档案信息的有效利用能够发挥档案工作的服务职能。档案信息利用情况是衡量档案实绩与业务工作的标准,而案卷的检索、库藏、质量以及档案资料归档的系统与齐全程度等直接影响利用效果,因此需要有效利用档案信息,有效检验档案工作各项制度的落实情况[2]。最后,,档案信息的有效利用能够改进档案管理工作。通常档案管理工作的改进需要收集与调查档案信息的利用情况,严格遵循机关档案管理工作的规章制度,由机关组织来鉴定的档案的保管期限,确定对其是延长期限还是销毁。当然在鉴定过程中需要对相关因素加以综合考虑,积极寻找信息利用情况的依据,对档案价值进行准确判定,从而保证鉴定工作的顺利实施,推动档案事业的长远发展。

2 机关档案的规范管理及档案信息的有效利用

(一)正确认识档案管理与档案信息利用的关系

机关档案管理人员需要做好档案资源的维护、上架、归档、整理和收集等工作,做到重要档案的编排不重号、资料不遗漏,以此保证档案管理的规范性,为机关发展提供准确与完整的档案史料。同时档案管理人员需要对现有机关档案资源进行充分利用,编撰各类史志、年鉴和会刊等史料,让档案资源更好地服务于本地区和本单位的文化建设,促使人员编撰能力的提升以及管理经验的丰富。可以说,档案管理人员需要正确认识到档案信息利用与档案管理之间的关系,明确了解档案规范管理的重要性,从而精准检索档案信息资源,避免检索出错,实现档案信息的有效利用。

(二)建立健全档案管理体制

如果机关档案管理工作缺乏体制机制的引导,则无法规范科学地开展,因此机关档案管理部门需要严格按照国家规定的法律法律来开展档案管理工作,如《中华人民共和国档案法》等。同时管理部门需要从日常管理工作实际情况出发,结合档案管理条例中的相关规定,制定科学可行的档案借阅制度、归档制度、保密制度以及管理检查制度等[3]。这样能够记录借阅人的相关信息,保证借阅流程的明晰化与规范化,使档案管理流程更为合理,增强档案的准确性,为档案管理提供有效的理论依据。总而言之,不论哪种制度,其最终的目的都是为了保证档案信息资源的安全性,促进档案服务质量与管理水平的提升。

(三)建立集约化的管理模式

集约化管理是现代机构与企业在管理工作中采用的一种有效手段,将管理、财力、人力和物力等要素加以集中并进行统一配置,通过高效、节俭与约束等原则来强化工作效率,达到高效管理与降低成本的目的。随着社会经济的快速发展,机关单位保管的档案资料也不断增多,增加了档案管理人员的工作压力,势必影响管理工作的质量与效率。传统的纸质档案管理模式不再满足时代发展要求,因此机关档案管理部门需要采用集约化的管理模式来高效管理与利用档案信息资源,加大经费投入力度,积极配备现代化的设备,从而方便人员对档案信息的分类与存档[4]。此外,机关单位需要打破单位与部门行政隶属关系的局限性,利用电子政务网络平台来建立数据归档系统,统一管理档案文件资源,保证业务系统与数据归档系统之间的联系,做好电子文件档案的随时存档和形成,达到资源共享的目的,提高工作效率与质量。

(四)抓好管理工作关键环节

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