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摘 要:文书档案是单位各类管理事务活动的记录,包括会议记录、计划总结、信函简报、通知文件等各方面内容,是我国档案管理的重要组成部分。文书档案主要由已办理完毕且具保存价值的文书材料转化而来,通常以文字、图表等形式记录信息,具有完整的体式。对于基层单位而言,文书档案在日常工作指导中发挥着重要作用。因此,了解基层单位日常文书档案管理中存在的问题,探讨优化档案管理的对策,具有一定的研究意义。

关键词:基层单位;文书档案;管理方法

基层单位的文书档案是单位员工了解国家政策、行业法规,执行领导布置的任务,实现内部员工上传下达、加强沟通交流的重要载体,既真实记录了基层单位领导开展工作的情况,也是对单位业绩及管理水平的历史记录和再现,是基层单位开展各项工作的有力依据。做好基层单位的文书管理工作,既是档案人员的工作职责,也是单位发展的需要。

1 文书档案管理概述

文书档案的形成以文书工作为基础,是文书工作各环节完成的成果。文书工作包括对基层单位各部门文件的收集、整理、运转、成文、归档等,完成了这些工作,才能开展文书档案管理工作。文书档案管理往往具有工作量大、繁琐复杂等特点,需要工作人员富有耐心,且科学合理地进行管理。

文书档案管理工作对于基层单位而言具有重要意义,主要体现为:其一,文书档案是对基层单位各项工作的详细记录,做好文书档案管理也就能很好地保存单位历史资料,为单位今后的工作决策提供参考依据;其二,文书档案详细记录了基层单位各部门业务开展情况,以及单位机构的各项信息,做好文书档案管理,为相关工作提供信息查询服务,能合理开发利用这些信息,促进基层单位工作效率的提升;其三,做好文书档案管理还有利于基层单位了解各部门员工工作情况,为职员考核、调动、晋升提供凭证。

2 基层单位文书档案管理现存问题

目前,虽然大部分基层单位的文书档案管理水平较以往有较大提升,但还存在一些不足,制约了文书档案的规范化管理,具体表现为:

第一,档案部门与其他部门配合不默契,致使文书档案管理工作受到制约。文书档案的收集工作需要单位各部门的配合与协作,由于基层单位一些工作人员对于档案工作的认识度不高,不重视档案收集整理工作,为了本部门工作之便利,不愿主动把部门文书档案提交给档案部门保管,这就加大了档案部门工作人员的工作难度,致使其不得不跟踪催交,或是自行收集整理,这很容易造成重要文件的缺失,或是资料收集不全等情况出现,导致文书档案管理工作难以顺利开展。

第二,文书档案管理制度不健全。文书档案所涉内容多而杂,工作繁琐,程序复杂,需要有严格全面的档案管理制度作为工作指导。然而,目前很多基层单位忽视制度建设,致使文书档案管理缺乏约束机制,部分档案管理人员工作散漫,推卸责任,或是对工作敷衍了事,使档案管理流于形式,难以充分发挥文书档案资料的效用,不利于档案工作的有序开展。

第三,基层单位文书档案的管理模式落后,还采用传统人工管理模式,未引进先进信息技术。目前,部分基层单位在档案管理工作中的投入力度不大,未采用先进的网络设备、信息技术对文书档案加以管理,还是采用纸质文档及传统人工管理模式,致使文档保存形式单一,文档查阅费时,信息更新不及时,也难以实现各部门文档信息的共享,严重影响了文书档案管理工作效率的提升。

第四,文书档案管理人员的素质有待提升。部分基层单位的文书档案管理人员并非档案管理专业出生,也未经过专业的档案管理培训,对于文书档案的分类、立卷等知识不甚了解,工作起来不得要领,致使档案管理混乱,工作效率低下。还有一些人员虽出自科班,却很少加强知识学习及参加专业培训,难以提升工作水平。特别是信息社会的到来,计算机技术的普遍应用,利用微机开展文书档案管理工作是大势所趋,这就需要档案管理人员加强技术学习,更新认识,科学地做好文书档案管理工作。

3 加强基层单位文书档案管理的方法

(一)建立健全文书档案管理制度

制度是一切工作得以有序开展的前提。要实现文书档案的科学规范化管理,就需要合理制度的有力支持,始终用制度规范档案工作人员的行为,促进责任落实到人。具体而言,,基层单位应从本单位工作实际出发,以《中华人民共和国档案法》、《国家行政机关公文处理办法》等为指导制定符合本单位的文书档案管理制度,并规范文书档案收集、整理、归档、统计、鉴定、借阅、销毁、保密等各个环节的工作,以使各项工作有法可依,有章可循,制定统一标准,形成统一要求,实现统一的管理运作。此外,要将文书档案管理工作与员工绩效考核及年度考核相挂钩,强化工作人员的责任意识,规范其工作行为,以确保文书档案管理工作的科学化、规范化开展。

(二)优化文书档案管理模式

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