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发布时间:贾海娜
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摘 要:检察机关的档案作为一项重要的信息资源,在检察工作中起着不可或缺的作用。加强对其开发和利用是新时期检察机关档案管理工作的一项重要任务,也是检察事业发展的需要。司法改革新形势对检察机关办公室工作提出了新的更高的要求,档案工作作为办公室工作的一个重要组成部分,适应信息化发展趋势,紧紧围绕服务检察工作大局,积极开发和利用档案资源,充分发挥为领导决策、执法办案以及其他检察工作的服务作用显得尤为重要。结合我院档案工作现状,对基层检察院档案工作存在的问题、面临的机遇与挑战进行分析,并提出意见建议,希望对加强和改进基层检察院档案工作有所帮助。

关键词:档案管理;发展趋势

1 基层检察档案管理工作的特点

1、检察档案管理工作是一项保存检察诉讼活动记录的重要工作。纸质档案在征集、保存和利用的过程中,由于内因和外因综合作用的影响,都会造成纸质档案不同程度的病害问题。且这些档案材料大多数是孤本,一旦丢失或损毁,将造成无法补救的损失。

2、检察机关保管的诉讼档案专业性强,使用频繁。检察机关内部为了评查案件和上级抽查等原因需要经常借阅有关诉讼档案,公安、法院在打击犯罪、维护社会治安和国家安全工作中,也需要经常查阅有关的刑事诉讼档案,以寻找破案的线索和证据材料及相关的法律依据。

3、保管期限长、数量多。随着法制建设的不断推进,检察机关档案数量不断增多,并且根据《高检院档案管理办法》的规定,诉讼卷宗大多保存期限为长期或永久。

4、纸质档案与电子档案并存。随着全国检察机关统一业务应用系统的启用,各地基层院不同程度地将案件信息录入电脑,逐步形成了电子档案与纸质档案并存的局面。

2 工作中存在的问题及困境

(一)人员较少、兼职现象严重。办公室担负着多项职能,但人员相对较少,我院办公室现有在编人员5人(其中3人为政法编制,2人为事业编制),除2名机要保密人员外,其他人往往身兼多职。按有关规定,应当配备1名专职档案管理人员,由于一些原因,档案管理人员长期由1人兼职担任,精力和时间都无法得到保证,给档案管理工作带来不小的影响。除诉讼档案外,文书档案多数不能做到及时清理归档,且由于专业的局限性,往往出现档案归档整理不够规范,档案管理的保密性和真实性缺失的现象。

(二)变动频繁、档案管理人员业务素质不高。检察诉讼档案是一种专业性十分强的档案,由于档案专业毕业的人员很少,专业技术人员比例不高,整体素质低,很难适应档案管理的网络技术、信息化管理手段和方法的应用。且在职的兼职档案管理人员大多工作繁忙,无法投入更多精力在档案上,从而造成档案工作效率低下。在信息化迅速发展和加强档案数字化工作的大背景下,缺少专职档案员和档案员流动频繁的现象,往往造成档案员刚刚进入状态又换新人的局面,致使档案员整体素质提升缓慢,阻碍了档案工作的稳步推进和深度应用,大大削弱了档案资源的开发利用,直接给档案管理工作带来不小的影响。

(三)档案收集、归档不及时、材料不全。在检察档案工作中,为了保持文件之间的历史联系,保证文件的完整与安全,案件承办科室应于次年6月份对上年度已办结案件的文件材料及时加以整理并移交档案室。然而在实际工作中,各科室难以按时整理、移交档案,全靠档案员到各科室督促移交,且有些科室在每年移交的诉讼档案中,不仅会有上一年度的卷宗,有时还会夹杂前两年的卷宗,严重影响了档案工作进度。材料齐全是保证案卷质量和为以后更好利用的关键,但实际中案卷不按要求整理、材料不齐全、档案移交手续不规范的现象普遍存在,甚至有些承办人将不该归档的材料也归入卷宗。这不仅不能提高档案的利用效率,反而会增加库藏负担,严重制约着检察档案发挥实际效用,使其利用的便捷性和可操作性大大降低。

(四)档案资源在检察工作中的宣传利用力度有待加强。开发利用档案资源,服务办案、服务领导决策、服务社会,是档案工作的宗旨。基层检察机关每年都有大量的批捕、起诉案件,通过对这些案卷材料进行整体分析研究,可以清晰地发现各种犯罪形成的原因以及犯罪的规律特点,利用检察档案资料来编写案例,可为立法提供实践依据、为普法教育提供素材。但是,一直以来,检察机关档案管理的重点都放在对检察档案的收集和整理上,而缺乏对检察档案信息资源的开发与利用。加之基层检察院由于条件的限制,很多先进的技术都没有被普遍采用,数字化和信息化程度不高,造成档案信息不能得到最大化的开发和利用,浪费了很多检察信息资源。因此,如何创新服务方式,丰富服务内容,进一步发挥档案工作的重要指导和参考作用,推进检察工作健康良性发展就成为了一个必须面对和解决的问题。

3 加强和改进的意见建议

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