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发布时间:杨亚楠
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摘 要:规范化,作为现代档案信息化时代的一个管理概念,首先是一种意识、一种理念,是一种认真的态度,还是一种精益求精的文化。我们所要做的,就是怎样把这种理念、意识贯穿到档案管理实践中去,使它成为我们工作和生活中的一部分,切实成为档案管理者的自然习惯。随着改革开放的不断深化,计算机网络的不断发展,规范化管理档案工作显得尤其重要。规范化管理档案工作不但可以提升一个企业的管理水平,做好档案的开发和利用工作,还可以发挥档案管理工作的自身价值,为经济发展和社会进步作出应有的贡献。

关键词:档案管理;规范化;标准化

科学化规范化的档案管理只有坚持与时俱进,才能适应改革开放的需要,开创档案管理工作的新局面,很多人在认识上存在一个误区,那就是档案管理工作可有可无,对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。多年来,档案管理工作对我国经济发展和现代企业制度改革发挥着至关重要的作用。要规范化管理好档案工作,就必须立足于我国现代企业管理的现状,吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果,不断适应档案管理工作的新形势,完善档案管理工作的新要求,激发档案管理工作人员的历史责任感和使命感。使档案管理工作走上科学化、规范化和法制化的道路,为经济建设和社会进步发挥更大作用。

1 全面普查案卷

这是实现档案管理规范化、标准化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆多年来大多未做全面的清查,有移交单位划分保管期限不准确,有案卷标题不规范或无标题,有缺少卷内目录,组卷混乱,不可避免地存在许多重复现象,也有相当一部分无查考价值的文件充数其中。首先要剔除这些无用的文件,,去糟取精,以防计算机管理时出现重复与低效率的情况。

2 提高案卷质量

不断深化的工作实践证明,案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素,而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此,在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中,我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题,以有利于档案标准化管理中的分类和检索,另一方面,要注意解决好案卷装订质量问题,以有利于档案规范化管理。

3 注意有效的维护全宗的完整性

在坚持贯彻“以我为主”的归档原则的前提下,要注意有效的维护全宗的完整性。“以我为主”的归档原则,即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则。在归档工作中既要掌握重点,分清主次,把住全宗的入口关,使不该归档文件不致混入,同时,又要注意防止归档文件的散失。分别是在立卷中,要把具有内在联系的文件材料组在一个卷内,保持同一问题的完整性,反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉,从而在提高档案利用价值的同时,使立卷归档后形成的档案既完整,又不庞杂,为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

4 严格立卷归档原则

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则,即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则,不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则,而且还是推进档案工作规范化、标准化,乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中,在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上,要注意解决好三个问题:一是要准确把握文件立卷归档的时效性,完成现行文件阶段任务的,才能予以立卷或归档,而没有完成的,则不能立卷或归档,否则,将会给档案管理造成无序和混乱。

二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点,在实际工作中要注意区分文件与资料,特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别,具体问题具体分析,以减少档案管理中的重复度和信息冗余度,提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下,要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点,分清主次,把住全宗的入口关,使不该归档文件不致混入,同时,又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中,要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内,保持同一问题的完整性,反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉,从而在提高档案利用价值的同时,使立卷归档后所形成的档案既完整,又不庞杂,为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

5 用“关键词”替代“主题词”

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