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发布时间:王霞
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改革开放以来,我国的经济水平发生了翻天覆地的变化,在经济全球化和政治民主化的影响下,人们对档案服务的要求越来越高。手工管理的落后手段已无法解决当前档案工作面临的种种难题,因此,改革落后的档案管理手段已成为十分紧迫的任务。

1 传统文书档案管理工作面临新问题

新的发展形势下,大部分国企、事业单位制度创新力度很大,大的制度建设有分管领导主抓,而具体到档案规制修编就很少有人问津,这严重地影响了档案管理的科学化、法制化、规范化。

文书档案管理工作基本上是几十年一贯制,带有明显的党政机关档案管理的色彩。同时,实际工作中一直存在“重藏轻用”的传统思维方式,档案人员将大部分精力都集中在档案的收集、整理、鉴定、保管等业务上,而忽视了对其他工作的渗透及体现现实价值的服务,使得档案工作机制滞后于可持续发展的大环境变化,文书档案工作的价值大打折扣。工作手段落后,与高效便捷的时代要求不适应。大多数单位的文书档案部门往往是匆忙地配备上微机,进行电子文件接收保存,再脱网单机编目或提供检索。这种被动、孤立的档案信息化过程,充其量仅能使档案成为信息化“孤岛”,而无法成为基础性、知识性的资源被便捷利用。人才队伍素质参差不齐,与丰富的人文需求不适应。在显性价值标准体系下,文书档案部门往往成为机构改革、机关精简的对象,成为职称评聘、薪酬改革、闲杂人员安置的“灾区”。这种与新环境、新技术、新要求背离的队伍状况,将会给档案工作本身或单位的发展带来无法弥补的损失。

2 创新文书档案管理工作面临新机遇

改革发展使文书档案工作面临新的人文环境。瞬息万变的信息社会,对企事业单位信息的运转效率提出了更高的要求; 国企及事业单位改革破题攻坚,伴有大量的深层次历史问题,需要文书档案工作提供佐证; 激烈的市场竞争,使得信息的收集、整理和利用比任何一个时期都更加重要,档案部门理应承担起这些重任。信息化使文书档案工作面临新的技术环境。随着国家信息化建设的逐步推进,各个企事业单位在局域网和远程互动平台建设以及产品资料的数据化生成、流转、利用、共享等方面均取得了不同程度的进展。文书档案管理部门作为企事业单位各种信息归集、编研、提供利用的部门,其管理手段、存储介质等不可能游离其外,也不应该落后于技术环境的发展。管理关系变化使文书档案工作面临新的组织环境。无论是企事业单位的战略性重组还是单位内部的适应性改革,也无论是产业结构调整还是业务链条的完善,其间必然有资源权属的变化和相应组织结构的调整。为了适应这种情况,在文书档案工作层面必须对原有的相关档案资料进行分析、界定,在保持统一、齐全、完整的前提下,就档案资料的分拆、移交和继承作出相应安排。

3 信息时代档案管理工作的创新

安全性、标准化、开放性随着信息时代的到来,传统的档案管理工作已经越来越不能适应时代的要求,因此必须对档案管理工作进行改革创新,以继承和发展的创新思想,在继承传统档案管理工作精华的基础上,应用信息技术发展传统档案管理工作。

档案管理工作环节的创新———实现信息化。档案工作主要包括八个环节:收集、整理、分类、检索、利用、统计、编研。档案管理工作信息化,就是要把信息技术应用到档案工作的八个环节中去,以提高档案管理效率和服务水平。

收集———多种载体档案。现代科技的发展,使档案的种类、数量越来越多,档案的载体形式和记录方式发生了较大的变化。计算机和多媒体技术的发展,改变了传统的纸质档案一统天下的局面,使纸质档案与非纸质档案的比重和转换逐步发生变化。无纸化办公将使新概念文件、新形态载体和新积存方式的档案信息应运而生。越来越多的社会活动记录不再采用传统的纸张形态,而是以缩微型、声像型、机读型等新型载体和记录方式而存在,形成各种载体档案共存的局面。加工(整理、分类)———建立与各种档案发展相适应的加工标准多种载体档案的出现,与传统档案管理的保管方法、分类方式和传输方式截然不同。目前,针对这些新型档案,我们的档案管理理论、标准和方法虽然不断改进,但仍无法完全满足时代变革的需要,己经滞后于档案管理的实践。利用(检索、利用、统计、编研)———档案服务网络化。实现档案信息资源服务网络化,是档案信息化的重要标志,也是档案数字化的最终目标。档案信息在网络上被传输、检索和利用,众多的档案信息不再是散布于各个档案馆的孤立个体,而是由相互连接的馆藏构成的、海量丰富的、交互共享的、便捷迅速的、安全屏保的档案信息网络中的一个环节。档案服务网络化将实现档案领域的各种资源信息的人类共享。实现方式包括:网上阅览———通过内部主页查阅文档;电子阅览室———根据办公区域分布和服务半径,设立若干电子阅览室,用户通过电子阅览专用计算机可以得到所有相关领域的最新的电子文件,但须防止用户将电子文件下载转出和打印,从而确保档案的安全性;内部主页———通过本单位的内部主页,方便地得到全文信息,并可订阅信息以实现自动跟踪其更新情况,从而实现将各项工作所需要的文件、档案(涵盖图书、情报、资料)统一从内部主页上提供利用。信息时代已经到来,档案作为一种重要的社会信息资源越来越受到社会各界的重视,但与时代发展相匹配的信息时代档案管理工作体系还在建设之中。要坚持继承和发展的思想,以安全性、标准化和开放性为原则,不断创新信息时代档案管理工作。

4 改进档案工作方法

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