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发布时间:邓钧阳
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摘 要:深入分析档案价值的特点,对提高档案鉴定的工作水平具有重要意义。

关键词:档案鉴定;工作;特点分析

1 档案鉴定工作的前瞻性和滞后性

所谓前赡性是指鉴定工作在档案管理尚未开始之前就应提出鉴定的价值标准,质量标准,密级标准等,明确哪些材料应当列入档案范围。为了保证档案的质量,在文件制作形成阶段就要指导业务部门进行质量控制(完整性、原始性、准确性、载体质量、输录方式的耐久性),如果这些要求不在事先提出并加以控制,到生米煮成熟饭时产生的质量问题在归档后是难以补救的。鉴定工作要提前关注文件的“优生优育”问题,因为档案的本体就是最初生成的文件.而且档案的优势就在原始性,这就必须瞻前顾后。例如.关于档案重要原件要有签章的问题,“文化革命”期间有些中央文件有“毛主席已圈阅”字样,当这些中央原始文件成为年代久远的历史文件时.真不知如何来鉴定义件签发的真伪了,毛主席画的圈和其他人或者秘书画的圈如何区别?我国各单位的公文或技术文件常有不签署的情况,如果以后涉及领导责任或技术事故责任时就难办了。有的文件当领导用圆珠笔签字后档案人员又用钢笔加描,这种改变原笔迹的做法也是失当的。现在文件归档原稿大多是打印件,手稿很少,因此文件质量标准必须强调签署手续问题,归档鉴定也必须检查“原始印记”,莫以为签章事小可忽略,它是涉及到鉴定工作对档案的原始性和证据价值认定的原则问题。在电子文件系统中,鉴定工作的前瞻性更加明显,在计算机程序设计中就要考虑关于电子文件的鉴定识别智能化程序,,以便进行电子文件鉴定归档的前端控制。

所谓鉴定工作的滞后性,是指鉴定的大量工作如划分保管期限和密级等是在收集后或整理后作结论的,对于档案保管期满的签定是档案生命期结束时的终极鉴定,这是档案管理过程的结尾了,所以鉴定又是一种滞后性的工作。很多人把归档鉴定列入收集工作范畴,所以对鉴定工作的前瞧性缺乏认识,但对鉴定工作的滞后性印象深刻,需要销毁档案时要想到要做鉴定工作。我国档案短期保管是l一15年,长期16—50年,就本来意义上说,这两种定期保管的档案分别在1年以后及16年以后就可以进行鉴定,但是不知什么原因,各档案部门都要等到超过保管期的下限才考虑鉴定,种种认识上的误区,使档案鉴定工作的滞后性被夸大了,这项档案基本业务也就长期被搁置了。从我国档案事业发展进程上看,初期发展以收集、整理为主.后来致力于档案信息开发利用,档案馆大力丰富馆藏,经过几十年发展,档案馆(室)的档案越积越多,库房日显不足,档案的繁杂和失效问题日益明显,关于档案的优化和管理方面的可持续发展才提上议事日程,档案鉴定也就成了中国档案界关注的热点。总体上看,我国档案鉴定工作进展缓慢,理论和实践都很薄弱,这也是与鉴定工作滞后件有关的,只有当档案数量增加与档案事业发展的矛盾突出时,鉴定工作才会显示其必要性和重要性,也才会引起各方重视。

2 档案鉴定的客观性和主观性

档案鉴定的客观性是指鉴定的对象是客观存在的,从文件形成后其内容和载体就相对固定,其价值因素是客观存在的。档案鉴定的主观性是指结论是人的主体决定,人在鉴定时往往带有主观性,它受鉴定人员观察问题的立场及文化、知识和认识水平、经验等限制,对于同一份文件不同的人可能会有不同的鉴定结论,甚至同一个人在前几年鉴定的档案再复查一下可能会有不同的认识,人们对事物认识上可能会有差异,更何况档案文件的价值本来就很复杂。为了尽可能避免人们在鉴定中主观识识的偏差,所以档案鉴定必须有相应的标准,以使鉴定的结果能在尽量客观的基础上统一。

3 档案价值的模糊性与鉴定结论的明确性

在鉴别时文件是否具有档案价值是指文件的有用性.档案价值体现在它的使用价值(利用价值)方面,分别表现为行政价值、技术价值、军事价值等等,还有现行价值、历史价值、重型价值、一般价值,这些“价值”都界线不明、但是档案鉴定的结论是必须界线分明的,这是鉴定工作的矛盾之一,这就是价值鉴定遇到的模糊性难题,需要在理论上进行研究。

4 档案价值的不确定性与鉴定结果的确定性

在社会活动中,鉴定是在各领域常有的一种专门工作,如医疗事故签定、工程质量签定、科研成果鉴定,产品鉴定等等,通常的签定是依据已经存在的事实有关标准,从专业角度对事物的当前情况作出评判结论,但是档案鉴定不仅要对文件的当前状况(有用性及质量)作出评价,还要对文件的未来使用价值作出预测,并作出决策性的选择。文件的未来用途有很多不确定因素,可以举出很多例子,例如在1962年困难时期,某企事业单位精简下放人员都留有一份名单,因不是“红头文件”,文档人员大多将其短期保存。但是后来国家的政策文件对精简下放人员有一些照顾规定,涉及生活补助,退休费,时过几十年,这些人员的子女可以根据政策报上海户口等等,都要依据这些原来的文件作证明,这是当时文件处理人员难以预料的。有的单位已在“战备清理”时把短期档案销毁,甚至企业也早已撤并.出具档案证明就相当困难。现在各单位又有精简人员之事,产生的名单是否也有四十年前的精简人员

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