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发布时间:李唯
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管理的依据是制度,要管理好档案必须建立健全各项规章制度。为此,四平市铁西区平西乡三资代理服务中心先后制订了一系列档案管理制度及职责。其中包括《立卷归档制度》、《档案查(借)阅制度》、《档案保管制度》、《档案工作保密制度》、《档案鉴定销毁制度》以及《档案人员工作职责》和《档案管理人员考核办法》等,并采取制度上墙等措施,从而不断规范和促进我处养老保险档案的各项管理工作。

1 档案工作规范化管理取得新成效

近年来,我中心认真贯彻落实《档案法》和《吉林省档案工作规范化管理办法(试行)》等政策法规,增强全中心干部职工的档案管理意识,加大硬件设施投入,不断完善规章制度,规范档案管理,档案工作规范化、法制化、信息化管理不断深入推进,为机关事务管理工作提供了有效的资料信息保障服务。主要有以下几个特点。

一是健全管理体系。我中心始终高度重视档案管理工作,建立健全了主管、分管、具体负责人员的档案工作管理体系。档案工作作为中心办公室的一项重要工作内容,列入绩效考核工作目标。各处(室)、部门各单位均建立了专兼职档案人员负责档案的收集整理工作制度。

二是注重教育培训。积极开展对有关档案管理知识和制度的学习培训,把《档案法》和吉林省的《实施办法》等列入培训的重要内容,认真组织学习《档案工作文件选编》上的新规范、新制度。分管中心主任在有关会议上带头宣传档案法,中心办公室牵头多次举办培训班,对下级单位专、兼职档案人员进行培训,不断增强干部职工的档案管理意识。

三是抓好设施建设。在行政经费十分紧张的情况下,我服务中心挤出资金,按照有关要求新建了档案人员办公室、查阅室和能容纳20年档案资料的档案专用库房等现代管理设施和整理档案所需用具,夯实了档案管理工作基础条件。

四是着力制度完善。进一步加强档案管理制度化建设,重新制发了《局电子文件归档与管理暂行办法》和《服务中心公文处理实施办法》,完善了文书档案保管期限表和档案归档、整理、保管、统计等制度。坚持大事记编撰制度,各处室于每年的7月和次年的1月向服务中心办公室交大事记记录本,局办公室负责整理编辑。

五是坚持规范归档。完成了近年来档案的归档整理工作,共立卷574件(卷),文书档案1289件,其它资料860条,重要事迹档案3本,照片档案25张,光盘10张,实物档案25件。

六是突出开发利用。建立了档案资源开发利用机制,加强档案利用服务工作,严格档案借用(阅)管理,坚持档案借阅和利用效果登记。2012年,提供文件借阅220余件次,复印文件资料400余份,提供利用档案138卷/件次;2013年10月以来,提供文件借阅200件次,复印文件资料400余份,提供利用档案150卷/件次。同时,进一步规范荣誉室建设,对中心荣誉室相关展板进行了更新,完善和充实了部分实物档案资料。

2 严格执行各项制度,使档案管理工作逐步实现规范化、制度化

1、健全规章制度,规范档案管理工作。根据档案目标管理要求,及时将处理完毕的具有再利用价值的文件材料,依据内容,分门别类进行整理;诉讼案卷审结即移交档案室,严格办理移交手续,编制归档目录,做到归档及时、归档文件材料齐全、完整、规范,提高归档率、完整率;严格借阅诉讼档案的管理,本院各部门需借阅、查阅档案的,填写借阅、查阅案卷函,经主管院长签字批准后方可到档案室借调。照章办事,严格日常检查,严把质量关。档案管理人员按照档案管理规定,,做好档案的接收、检查、归档工作,严格把关,防止不合格档案进人档案库房;定期检查本院各类档案材料,对归档卷宗质量实施监督,存在问题的提出处理方案和意见。加强档案业务培训。注重信息保密制度教育,不断提高档案工作人员的责任意识、保密意识和业务水平,扎实做好档案管理工作。

2、加强基础保障,促工作提质升位。选配政治素质好、业务能力强、有一定档案管理专业知识及工作经验的干部从事干部人事档案管理工作。利用各级教育培训资源,加强档案管理知识培训学习,努力做到学用结合,不断提升档案管理人员的业务能力和水平。按照干部人事档案管理的相关规定,做到档案室、阅档室分开,配齐配全档案室计算机、密集架等辅助设备及“六防”设施,为人事档案工作提供了健全的基础性保障。

3、健全管理制度,促工作严谨规范。认真落实《中心档案整理细则》,建立健全的中心档案收集、整理、查(借)阅、转递、保密、保管等制度,做到室内有制度、管理有簿册、查阅有记载、转递有回执、管理有专人。做好档案材料的审核把关,对档案材料中的欠、缺、误、漏等进行登记造册并及时解决。同时,认真执行干部人事档案材料收集归档“五个不准”规定,严防档案丢失、涂改造假、失密泄密,切实维护档案制度的严肃性。

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