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发布时间:梁鹏
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机关档案管理工作是一项最基础的工作,利用现代化的手段科学有效的管理机关档案,对于构建和谐社会具有建设性的意义。为了适应机关单位发展的需要,必须在最短的时间内掌握和应用计算机网络技术的相关知识,并且将计算机网络技术应用到机关档案的管理工作中,可以极大的提升机关档案管理工作的效率。

1 计算机网络技术在档案管理中的作用

1.1 扩展资源开发的范围

传统的机关档案管理受限于信息传递技术的影响,并且机关档案管理单位的资源开发对象主要是已经存在的资源和相对很小范围的资源。在机关档案管理工作中引入计算机网络管理技术,可以彻底的摆脱档案管理的空间限制和时间限制,使得机关单位的档案管理工作可以随时随时进行。

1.2 系统化管理

信息化网络技术不但具有增加数据储存的能力和安全可靠的性能,还可以使得档案管理比传统方式更加系统和快捷。一套非常完备的信息化档案管理系统包括:机关档案所有的数据信息、管理的内容和档案资源的全覆盖等非常突出的管理特点,而且在必要的时刻还可以和相关单位高度结合,确保了档案数据的时效性和统一性。

1.3 精细化管理

在档案资源管理的工作中引入信息化管理技术,可以很好的满足机关单位对于档案精细化管理的要求和目的,利用信息化管理技术,可以在最短的时间内把每一种档案资源进行分类和整理,最终以一种数据的形式储存在信息系统中,而且可以随时随地对其进行查阅。

2 信息化管理出现的问题

2.1 真实性无法保证

电子文件和电子档案很容易在信息系统中被别有用心的人修改,并且不会出现任何的修改痕迹。所以说在电子档案形成的时候,工作者没有办法留下一些特殊的痕迹。而且单位相关的负责人员更是没有办法在电子文件的材料磁盘上面签字确认,所以很大程度上影响了电子档案的真实性和可靠性。如果说有人对电子档案中部分资料进行了修改,工作人员和负责人也无从知晓。

2.2 保密工作漏洞百出

利用网络技术可以在任何一个终端机器上面搜索到任何一个存贮信息的电子文件,而且一个电子档案可以同时发送给多个计算机终端。这个问题对于机关单位的电子档案保密工作带来了非常大的威胁。

2.3 长久保存有遗漏

因为信息化办公的深入,很多事业单位基本上都实现了计算机办公,所有的政策信息和会议情况都会以电子文件的形式存贮在网络中,操作人员只要通过简单的按键操作,就可以得到自己需要的信息。这种办公模式确实简化了档案的规整程序和使用效率,但是如果出现计算机和网络终端被黑客攻击的情况,那么电子文件和电子档案就会在瞬间全部消失或者是被复制,,造成的损失是没有办法用经济衡量的。

3 实现信息化管理档案的具体步骤

3.1 对机关单位档案实行电子文件管理模式

文件材料的整合和分类,要去档案工作者必须完全掌握现行的文件管理工作的相关内容和技术,对大量电子文件的设置、接收和存储等相关工作进行全方位的引导,在完全保证原有文件信息的基础上,对文件信息按照新的要求进行整合和划分。也就是说,通过信息化技术的处理,将已经分类好的电子文件格式都转换成“只读性”电子文件,意思就是可以随意的阅读,但是没有任何的权利对其进行更改的权限性文件,通过这样的方式保护和识别电子文件的初始结构,由此保证电子文件的安全可靠性能,而且在信息化系统中可以发挥和纸质资料同样的社会效果。

3.2 电子档案的保存

在保存的时候我们通常要求利用化学磁性材料作为文件的载体,从理论方面来说可以长期固定的保存而不丢失,因为在信息化系统中读取信息是不会出现纸质资料一样的磨损情况,文件读取是没有任何接触的。电子文件在介质层上面的信息会被密封保护在塑料保护层内部,不用担心会受到外界磁性的干扰,也不会受到空气中的灰尘和有害气体的侵蚀。但是因为电子文件存储的时间非常短,相应的就会缺乏实际效果的验证,所以在进行电子文件初始数据保存的时候,应该对这个问题进行深入的探讨和分析。鉴于当前的机关单位档案管理工作的效果来看,对于需要长期保存的电子文件数据,必须定时定期进行数据的复制和重新保存,避免信息出现丢失的可能。

3.3 档案工作人员的知识结构变化

因为信息化技术的应用,使得部分一些利用传统技术管理档案的工作更新自己的技能知识,学习新型的信息化管理知识,引进和适应信息化技术的技能和要领,使得档案管理工作人员具备很宽广知识面,这样做的目的就是让档案管理人员可以满足信息技术发展的需要。

3.4 完善电子档案相关的法律规定

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